O que o seu contador pode fazer pela sua empresa além da própria contabilidade?

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O que o seu contador pode fazer pela sua empresa além da própria contabilidade?

Dez 04, 2019 | Comentários

Você vê seu contador como um investimento ou como um custo? Sabemos, no primeiro momento, que todo empresário, seja da área de educação ou de qualquer outra, tem seu foco principal nos investimentos ligados diretamente à geração de receitas e, consequentemente, que tragam resultados positivos.

Em tempos de escassez de crédito, em conjunto com uma alta taxa de desemprego que faz com que muitas famílias migrem para o ensino público, a missão de manter uma instituição de ensino modernizada tecnologicamente, com um corpo docente de qualidade, estrutura adequada e capacidade de reinvestimento, fica cada vez mais difícil de se cumprir.

Como exemplo, nesta época do ano, praticamente todo o esforço está em garantir o preenchimento de vagas para o ano letivo seguinte, o que dará segurança na elaboração do calendário escolar para este novo ano e melhor adequação de seu quadro de colaboradores.

Onde entra seu contador nesta história? Como ele pode contribuir com sua instituição?

Para ele lhe prestar um bom serviço é primordial que sua instituição tenha uma boa estrutura de controles internos que, além de garantir uma boa gestão financeira, permita que a contabilidade retrate fielmente sua realidade econômica financeira.

Vejam se seus controles internos, de preferência sistêmicos, garantem os seguintes itens:

- que todos os alunos matriculados estejam na base de geração de faturamento;

- a base de faturamento tenha total correspondência com o contrato de prestação de serviços educacionais;

- que o sistema busque o valor correto para a emissão de notas fiscais;

- que as notas fiscais sejam emitidas no mês de competência, ou seja, no mês da prestação do serviço;

- que haja total correspondência entre a quantidade de alunos no sistema de gestão e o número informado no GDAE (Gestão Dinâmica da Administração Escolar) da secretaria de educação do Estado de São Paulo;

- que haja emissão de nota fiscal para o aluno bolsista integral, inclusive;

- que haja emissão de nota fiscal para o aluno bolsista por convenção coletiva de trabalho;

- que as notas fiscais sejam emitidas pelo valor bruto dos serviços quando houver descontos condicionados;

- que os valores recebidos por ocasião de reserva de vagas tenham suas notas fiscais emitidas somente no ano letivo correspondente;

- que o sistema tenha relatórios que identifiquem o recebimento de boletos em um mês, mas cujo vencimento ocorreriam no mês subsequente;

- que o sistema trate os acordos financeiros como baixa de título original e cadastro de uma nova cobrança;

- que o sistema segregue, por relatórios, os recebimentos por cartão de débito, cartão de crédito, cheques e ou dinheiro;

- que o sistema garanta o acesso por alçada de competência para baixas a qualquer título.

Todos os itens aqui relacionados têm impacto direto nas demonstrações contábeis. Sem o seu devido acompanhamento e qualidade nas informações, essas demonstrações podem acabar sendo mal elaboradas e apresentar dados imprecisos, comprometendo a gestão da instituição e avaliação por terceiros.

Neste último ponto, podemos ter algumas consequências desagradáveis e, em alguns casos, onerosas.
Como exemplo citamos:

- apresentação de resultado distorcido que compromete a definição de eventuais lucros a serem distribuídos aos sócios (a distribuição de eventual lucro inexistente ou abaixo daquele que seria o correto pode levar a tributação desta distribuição, o que, se estivesse correto, seria totalmente isento de impostos);

- má gestão do faturamento e contas a receber pode indicar ausência de tributação de receitas, o que desencadearia, em eventual fiscalização, autuação da instituição;

- dados distorcidos também afetam a análise de crédito por parte das instituições financeiras com as quais o colégio opera.

Além dessas questões intrínsecas à ciência contábil e fiscal, não podemos esquecer que o contador atua também e, não menos importante, na assessoria de forma geral.

Basicamente há três áreas operacionais que podem contribuir nesse sentido, ou seja, a contabilidade propriamente dita e também ás áreas fiscal e trabalhista.

Alguns pontos que seu escritório contábil deve lhe assessorar:

- orientar sobre a correta obediência à CLT e ou Convenção Coletiva de Trabalho no que concerne aos salários praticados, carga horária dos empregados, benefícios garantidos, isonomia salarial e outros;

- gestão dos períodos aquisitivos de férias, evitando o acúmulo que geraria pagamento em dobro;

- orientação sobre a correta gestão do fornecimento de EPI – Equipamentos de Proteção Individual, para as funções que couber;

- orientação sobre a manutenção dos programas PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e PCMSO (Programa de Controle Médico e de Saúde Ocupacional);

- orientação sobre a manutenção dos alvarás de funcionamento e de bombeiros;

- orientação sobre os tributos e encargos incidentes sobre os serviços contratados de terceiros, até mesmo antes da contratação, permitindo que a instituição negocie os valores dos serviços com seus parceiros;

- orientação sobre o tratamento fiscal e contábil das atividades extracurriculares (passeios pedagógicos, festa junina, aulas extracurriculares e outros);

- orientação sobre tributação na alienação de bens patrimoniais (imóveis, veículos e outros);

- orientação sobre o tratamento fiscal e contábil de reformas e benfeitorias;

- orientação sobre o cumprimento da legislação à que as entidades do terceiro setor devem atender.

Tudo isso é um breve relato sobre a participação que seu escritório de contabilidade deve contribuir para a boa gestão de sua instituição, que vai além ou até mesmo antes da elaboração das demonstrações financeiras anuais.

Sinval Risério Cortez

Gestor Contábil na Meira Fernandes. Contador com mais de 37 anos de atuação nas áreas Contábil, Tributária e de Auditoria, sendo 18 anos no segmento educacional. Graduado em Ciências Contábeis pela Faculdade Campos Salles. Auditor externo por 5 anos na Arthur, Young & Sotec (atual Ernst&Young) e 9 anos no Grupo Silvio Santos.

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