eSocial - Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

Nov 12, 2018 | Comentários

As empresas em geral têm acompanhado as fases/processos de implantação do eSocial, que é o novo sistema para transmissão das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais aos órgãos públicos.

A utilização do sistema é obrigatória para todas as empresas que contratam mão de obra com ou sem vínculo empregatício, tanto as do poder público como as da iniciativa privada, estas últimas qualquer que seja o porte - Microempreendedor Individual (MEI) que possuem empregados, pequenas, médias e grandes empresas abrangendo também a pessoa física equiparada a empresa.

Com a finalidade de esclarecer eventuais dúvidas e prioridades no processo de transição para o novo sistema, discorremos de forma sucinta, no que consiste o projeto e quais as principais providências e mudanças que envolvem as rotinas atuais dos empregadores em geral.

As informações transmitidas pelo eSocial serão armazenadas em um Ambiente Nacional Virtual, a fim de possibilitar aos órgãos participantes do projeto, coletar de forma única, integrada e padronizada as informações relativas à contratação e utilização da mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, para o cumprimento das obrigações acessórias já existentes, que será compartilhada por todas as entidades governamentais, que são:

- Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB;

- Instituto Nacional do Seguro Social – INSS;

- Ministério da Previdência Social – MPS;

- Ministério do Trabalho e Emprego – MTE;

- Caixa Econômica Federal – FGTS;

- Tribunal Superior do Trabalho e Tribunais Regionais do Trabalho (módulo ainda não divulgado pelo TST).

O eSocial não é uma nova obrigação tributária acessória, mas uma forma centralizada de transmitir as informações dos trabalhadores para evitar divergências entre os órgãos participantes.

O sistema não traz alterações na legislação trabalhista, previdenciária ou do FGTS, somente exigirá a aplicação fiel da legislação vigente.

Esta nova modalidade permitirá o cruzamento eletrônico das informações entre os órgãos e a monitoração em tempo real do cumprimento das obrigações legais. As empresas precisam se preocupar com a exatidão das informações prestadas, bem como com os cumprimentos dos prazos, pois o descumprimento de quaisquer exigências ensejará as penalidades legais, as quais também não sofreram alteração.

A recepção dos eventos pelo eSocial e a emissão da mensagem “Processado com sucesso” não significa o reconhecimento da legalidade dos fatos neles informados. Sendo assim, o empregador ou o seu representante/procurador antes de enviar os eventos, deverá analisá-los para corrigir as informações em desacordo com a legislação antes de transmiti-los, para evitar as autuações.

A previsão é que inicialmente o órgão responsável apenas enviará notificações para regularização das ocorrências, mas em breve iniciará o processo de autuação.

Objetivos do eSocial e benefícios esperados)

O compartilhamento do banco de dados entre os órgãos governamentais, tem por finalidade:

- melhorar o controle das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais;

- rapidez no acesso às informações;

- prevenir a divergência de dados;

- diminuir a burocracia;

- garantir direitos trabalhistas e previdenciários;

- fiscalização mais efetiva com o cruzamento eletrônico de dados entre os órgãos governamentais;

- reduzir fraudes na concessão de benefícios previdenciários e Seguro-Desemprego;

- diminuir a inadimplência, a incidência de erros, a sonegação e a fraude;

- ampliar a base de arrecadação sem aumentar a carga tributária.

- aprimorar a qualidade de informações da seguridade social e das relações de trabalho;

- trabalhador acessará nova base de dados, na qual estarão disponíveis todas as informações contratuais e dos recolhimentos de INSS e FGTS.

Substituição de várias obrigações acessórias

Como já mencionamos anteriormente, o interesse dos órgãos governamentais é a centralização das informações para padronização dos dados, desta forma, consequentemente, poderão ser suprimidas diversas obrigações acessórias, após a implantação de todas as fases do processo, caberá a cada órgão competente publicar atos normativos, tornando oficial a necessidade de não mais entregar tais obrigações.

Contudo, para que isto ocorra favoravelmente, o volume de informações exigidas sofreu um aumento significativo, bem como exigirá o envio mais frequente de informações anteriormente não solicitadas, quase que diariamente, portanto a rotina diária sofrerá grandes alterações.

Relacionamos abaixo as obrigações acessórias que serão substituídas, resultando além dos benefícios já citados a redução da utilização de papéis:

- Livro de registro de empregado;

- Comunicação de acidente de trabalho;

- Perfil profissional previdenciário;

- Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização, Manad;

- Guia de recolhimento do FGTS;

- Informações à Previdência Social, GFIP;

- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);

- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);

- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);

- Comunicação de dispensa – Seguro-Desemprego;

- Carteira de trabalho e Previdência Social;

- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);

- Quadro horário de trabalho (QHT);

- Folha de pagamento;

- Guia da Previdência Social (GPS).

Mudança de cultura

Todas essas transformações, para atender o eSocial, implicarão em desafios para as empresas, a maior delas será a mudança de cultura e a revisão dos procedimentos atuais para cumprimento das novas exigências e prazos de transmissão.

Ressaltamos que, paralelamente às implementações necessárias no programa de folha de pagamento, é importante que as empresas confiram as informações cadastrais dos empregados ativos para evitar inconsistências e efetuem a qualificação cadastral já no processo seletivo, para não ocorrer a perda do prazo da transmissão dos dados admissionais.

Os profissionais da contabilidade são importantes na execução legal do processo, contudo os empregadores são as principais fontes de informação, no sentido de que se não captarem e enviarem todas as informações de forma correta e em tempo hábil, o resultado trará prejuízos à sua empresa e também aos seus empregados.

Cronograma de implantação

Para melhor entendimento informamos abaixo a composição dos grupos de empresas e quadro demonstrativo do faseamento para a transmissão dos eventos.

Grupos de empresas

1º grupo – composto pelas “Entidades Empresariais” com faturamento superior a R$ 78.000.000,00 no ano de 2016.

2º grupo – as demais “Entidades Empresariais” com faturamento até R$ 78.000.000,00 no ano de 2016, exceto as optantes pelo ”Simples Nacional”.

3º grupo – as optantes pelo Simples Nacional, as Entidades Sem Fins Lucrativos, o MEI com empregado, o Segurado Especial e o pequeno produtor rural pessoa física.

4º grupo – os entes públicos, as organizações internacionais.

Quadro demonstrativo do faseamento

Início da obrigatoriedade ao eSocial para cada grupo de obrigados
FASE	1º GRUPO	2º GRUPO	3º GRUPO	4ª GRUPO
1ª Dados do empregador e tabelas	8 de janeiro de 2018 e atualizados desde então	16 de julho de 2018 e atualizados desde então	A partir de 10 de janeiro de 2019 e atualizados desde então	Janeiro de 2020
2ª Dados dos trabalhadores e eventos não periódicos	1º de março de 2018	A partir de 10 de outubro de 2018	A partir de 10 de abril de 2019	Cronograma a ser divulgado
3ª Folha de pagamento	1º de maio de 2018, referentes aos fatos ocorridos a partir dessa data	A partir 10 de Janeiro de 2019, referentes aos fatos ocorridos a partir de 1º de Janeiro 2019	A partir de 10 de julho de 2019, referentes aos fatos ocorridos a partir de 1º de julho de 2019	Cronograma a ser divulgado
4ª Substituição da GFIP	Agosto de 2018	Abril de 2019	Outubro de 2019	Cronograma a ser divulgado
5ª SST - segurança e saúde do trabalhador	Julho de 2019	Janeiro de 2020	Julho de 2020	Janeiro 2021

Importante: o tratamento diferenciado, simplificado e favorecido a ser dispensado às MEs e as EPPs, ao MEI com empregado, ao segurado especial e ao produtor rural pessoa física será definido em atos específicos.

Ambientes no eSocial

- Produção restrita - ambiente de teste no qual as informações do empregador não serão validadas com os sistemas externos e não produzirão efeitos jurídicos, liberada desde 01/08/2017.

- Produção – ambiente destinado para processamento e apuração das informações do empregador que produz todos os efeitos jurídicos, é liberada de acordo com o faseamento para a transmissão dos eventos.

Meira Fernandes no cenário do eSocial

Desde julho de 2013, acompanhamos as publicações da legislação, para nos adequarmos sistemática e culturalmente com a finalidade de preparar nossos colaboradores e clientes para juntos enfrentarmos este momento de transição que futuramente será considerado o centro do controle da vida profissional de todos os trabalhadores pelos órgãos públicos.

Pensando nisso, e com a preocupação de orientar as empresas para enfrentarem este novo momento, a Meira Fernandes compartilhou o seu conhecimento promovendo diversas palestras, inclusive algumas em parceria com o SIEEESP em diversas cidades do Estado de São Paulo.

Estabelecemos um cronograma de atividades e, através da conscientização geral de sua equipe de trabalho, revisamos todos os cadastros da base de dados dos nossos clientes.

Desde 01/08/2017, iniciamos os testes na base restrita do eSocial, priorizando o cronograma de faseamento.

Como não poderia deixar de ser, já estamos preparados para a transmissão das informações da 2ª e da 3ª fase.

Este conjunto de medidas preventivas, nos permitiu a transmissão dos dados da 1ª fase com larga margem de antecedência do prazo final, inicialmente estabelecido para o dia 31/08/2018, com sucesso absoluto.

Inclusive, neste prazo, foi realizada a transmissão das informações das ME’s e EPP’s, cuja opção poderia ser em 11/2018, de forma cumulativa.

A Meira Fernandes sempre age preventivamente buscando as ferramentas e profissionais especializados para atuar de forma eficaz, visando a excelência nos serviços prestados aos seus clientes.

Maria Lourdes Azevedo Vogelbacher

Consultora Trabalhista e Previdenciária da Meira Fernandes.

Contadora com experiência de mais de 30 anos na área, dentre eles, mais de 25 anos dedicados exclusivamente à legislação específica para instituições de ensino.

Irene Baseto

Assessora Trabalhista e Previdenciária da Meira Fernandes.

Professora e Pós-graduada em Recursos Humanos. Possui experiência de mais de 30 anos na Área Trabalhista e Previdenciária, dentre eles, mais de 20 anos dedicados exclusivamente à legislação específica para instituições de ensino.

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