Implantação do eSocial e a mudança de paradigma

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Mar 16, 2017 | Comentários

Instituído em 2007, com certeza a maioria dos empresários e seus contadores já ouviu falar de SPED - Sistema Público de Escrituração Digital, que é a forma de oficializar os arquivos digitais das escriturações fiscal e contábil dentro de um formato específico e padronizado, permitindo ao governo cruzar as informações de praticamente todas as dimensões da operação empresarial.

Pois bem, um dos módulos do Sped é o eSocial - Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, responsável por uma rápida integração entre o empregador e os órgãos governamentais, garantindo, através das informações repassadas de forma simples e unificada, benefícios para o governo, empregadores e empregados.

Integrar informações de toda folha de pagamento, incluindo empregados e prestadores de serviço tem se tornado um desafio a ser vencido. Um desafio com dias contados, já que a implementação do sistema tem início previsto para janeiro de 2018, para empresas com faturamento acima de 78 milhões e em julho de 2018 para todas as outras.

Para atender a legislação, algumas normas internas devem ser revistas. A seguir, relacionamos alguns dos principais pontos de impacto do eSocial no dia a dia da empresa.

Investimento em tecnologia

O manual de orientação classifica as informações a serem repassadas em três grupos. Nos eventos iniciais e tabelas, deverão constar as informações de natureza permanente, como tabela de rubricas, cargos, horários e vínculos empregatícios atuais.

Nos eventos não periódicos, será necessário registrar ações como admissão, alteração contratual, afastamentos e reintegrações.

Já nos eventos periódicos, incluem-se dados de remuneração dos trabalhadores e informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias.
Para o envio destas informações, as empresas precisarão ter softwares que possibilitem a contabilização e transmissão integrada desses arquivos, garantindo que todos os dados transmitidos estejam em conformidade, uma vez que a base central de dados servirá de armazenamento para vários órgãos e obrigações hoje existentes, tais como: livro de registro de empregados, folha de pagamento, SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social), CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), DIRF ( Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) e CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho).

Aspectos legais

Com o eSocial a legislação deverá ser aplicada à risca; todos os eventos relacionados a folha de pagamento deverão ser notificados eletronicamente nos prazos legais, desde a admissão até a demissão do empregado.

Apesar da aplicação da legislação não ser uma novidade, será preciso ficar atento as normas, para cumprir todas as exigências contidas no manual, em tempo real.

Por exemplo, a sequência das informações deve ser obedecida, pois os dados constantes dos primeiros arquivos são necessários para processamento das informações posteriores. Assim, a empresa que faz lançamentos nos sistemas e gera documentos somente no fechamento da folha de pagamento e somente para este fim, deverá rever seus processos.

As admissões deverão ser encaminhadas até o final do dia anterior ao início da prestação de serviço. Dados relativos ao exame médico realizado pelo PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional também devem ser informados.

Por conta da precisão e prazos curtos, o empregador deverá contar com bons profissionais na área de recursos humanos e gestão de pessoas, para gerir e conferir as informações em tempo, evitando transtornos junto à fiscalização.

Os empregados, por consequência, terão seus direitos garantidos pelo sistema, pois poderão acompanhar a maioria das informações fornecidas pela empresa.

Alteração de processos

Em algumas situações, os processos internos da empresa precisarão ser revistos, para que todos os envolvidos possam interagir de forma harmônica e dentro dos prazos preestabelecidos.

Isso implica em uma maior relação entre o departamento de recursos humanos, a contabilidade e o financeiro. Alguns dados que estão hoje sob a tutela de diferentes departamentos terão de ser encaminhados à área de recursos humanos, que centralizará as informações.

Vale ressaltar que todos os eventos sociais como a contratação de empregados, folha de pagamento, alterações posteriores de cargos, horários de trabalho, afastamentos, atestados de saúde ocupacional, rescisões de contrato de trabalho, ações trabalhistas, dissídios, contratação de prestadores de serviços (pessoas físicas e jurídicas), entre outros, serão enviados para uma única base de dados digital.
É muito importante que, paralelamente às implementações necessárias no programa de folha de pagamento, as empresas iniciem o processo de revisão das informações cadastrais dos empregados e prestadores de serviços, para evitar inconsistências.

Em resumo: o eSocial não traz mudanças na área trabalhista, mas a legislação deverá ser aplicada com maior rigor.

Além disso, com o sistema unificado, será preciso muito mais atenção e rapidez nos processos, que serão mais confiáveis, mas, por outro lado, permitirão uma maior cobrança governamental, em tempo real.

Por Lia Mara Mazzuia

Gestora Trabalhista / Implantação na Meira Fernandes. Atua na área trabalhista há mais de 30 anos, sendo 26 anos no segmento educacional. Jornalista de formação e Pós-graduada em Recursos Humanos pela FMU. Possui MBA em Gestão e Consultoria de Negócios pela Faculdade Trevisan.
lia.mazzuia@meirafernandes.com.br

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